このように電子帳簿保存法の概要や改正後の対応などを知りたいという方もいらっしゃるでしょう。
電子帳簿保存法とは、保存が義務付けられている書類・帳簿を電子データで保存する際のルールなどを規定した法律です。
2022年に施行された改正電子帳簿保存法により、2024年1月1日から電子取引で授受したデータを電子的に保存することが義務化されます。
全ての事業者が対象者なので、法人・個人事業主の方は電子帳簿保存法への早めの対応が必要ですよ。
本記事では電子帳簿保存法の概要や改正内容、対象書類・帳簿、保存要件などをわかりやすく解説します。
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１．電子帳簿保存法（電帳法）とは？わかりやすく解説
電子帳簿保存法とは簡単にいうと、保存が義務付けられている書類や帳簿を紙ではなく電子データ（電磁的記録）で保存できるようにルールなどを規定した法律です。
紙で書類・帳簿の保存をする際にかかる手間やコストを減らすことなどを目的として、電子帳簿保存法は施行されました。
決算関係書類や取引関係書類、国税関係帳簿などが対象で、一定の要件を満たすことで対象書類を電子データで保存することができます。
なお電子帳簿保存法は1998年に施行されてから複数回、改正が行われています。
2022年に施行された改正電子帳簿保存法では、「電子取引」で受領・送付した情報を電子データで保存することが義務付けられました。
しかし多くの事業者から「対応が間に合わない」という声が多くあったことから、電子取引のデータ保存への対応は2023年12月まで宥恕措置（ゆうじょそち）が取られています。
なお改正後の電子帳簿保存法は、以下の図のように大きく三つの区分に分けられます。
【改正後の電子帳簿保存法の構図】
電子取引での電子データ保存以外の対応は、任意であり義務付けられているわけではありません。
電子帳簿保存法の改正内容は3章で詳しく説明しています。
２．電子帳簿保存法の3つの保存区分
電子帳簿保存法は、以下の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の三つの保存区分に分類されています。
【電子帳簿保存法の三つの保存区分】
三つの保存区分それぞれの概要を簡単にまとめると以下のとおりです。
【電子帳簿保存法の三つの保存区分の概要】
| 概要 | |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 電子的に作成した国税関係書類や国税関係帳簿を一定の要件のもと電子データで保存することを認めるもの |
| スキャナ保存 | 紙の国税関係書類を、一定の要件のもとスマートフォンやスキャナで読み取って電子データで保存することを認めるもの |
| 電子取引データ保存 | 電子データで授受した取引情報を、一定の要件のもと電子データで保存することが義務付けられたもの |
（１）電子帳簿等保存
電子帳簿保存法の保存区分として「電子帳簿等保存」があります。
電子帳簿等保存の要件を満たせば、電子的に作成した国税関係書類や国税関係帳簿をプリントアウトせず、そのまま電子データで保存することができます。
具体的にはPCや会計ソフトなどで作成した請求書の控え、仕訳帳、現金出納帳などが対象書類・帳簿とされています。
（２）スキャナ保存
電子帳簿保存法には「スキャナ保存」という保存区分もあります。
スキャナ保存とは、紙の国税関係書類をスマホやスキャナで読み取って電子データに変換することで保存できる制度です。
例えば自ら作成した紙の見積書や注文書の控え、取引先から送られた紙の請求書などが対象書類です。
なおスキャナ保存では、紙の書類を電子データに変換する際に改ざんが発生することを防ぐため、日数の制限やシステム要件などが設定されています。
詳しくはこちらをご参照ください。
（３）電子取引データ保存
電子帳簿保存法には「電子取引データ保存」という保存区分も存在します。
電子取引データ保存は、取引関係の書類を電子データで授受した場合に一定の要件のもと電子的に保存することが義務付けられているものです。
法人税・所得税に関する書類や帳簿の保存義務が課されている方は全て、電子的にやり取りをした注文書や請求書などの情報を電子データで保存しなければなりません。
３．2024年から電子保存が義務？電子帳簿保存法の改正内容
このように電子帳簿保存法の改正内容について気になっている方も多くいらっしゃるでしょう。
電子帳簿保存法は、無理なく事業者が対応できるようにこれまで何度か改正が行われています。
行われた改正のなかでも特に注目すべきなのは2022年に施行された改正と2024年に施行される改正だといえるでしょう。
2022年に施行された改正では、電子取引におけるデータ保存への対応が義務付けられましたが、2023年12月まで宥恕措置が取られ、2024年1月以降に行えば良いとされました。
さらに2024年施行の改正では電子取引のデータ保存の要件に沿って保存を行えなかった場合でも一定の条件を満たしていれば、保存が認められる猶予措置が整備されました。
なお改正により変更された電子帳簿保存法への対応のスケジュールは以下のとおりです。
【電子帳簿保存法の改正による対応のスケジュール】
３－１．2022年施行の改正内容（令和3年度税制改正）
経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性および記帳水準の向上などを図るために、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されました。
2022年の改正による三つの保存区分ごとの変更点を以下にまとめました。
【三つの保存区分ごとの2022年の改正内容】
| 改正内容 | |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | ①税務署長の事前承認制度が廃止された ②優良な電子帳簿にかかる過少申告加算税の軽減措置が整備された ③最低限の要件を満たす電子帳簿も、電子データによる保存が可能となった |
| スキャナ保存 | ①税務署長の事前承認制度が廃止された ②タイムスタンプの付与期間が最長2カ月+7営業日以内に、検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に変更されるとともに税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になった ③適正事務処理要件（相互けん制、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備）が廃止された ④スキャナ保存された電磁的記録に関連した不正があった場合に10％の重加算税が加重される措置が整備された |
| 電子取引データ保存 | ①タイムスタンプの付与期間が最長2カ月+7営業日以内に、検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に変更されるとともに税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要になった（基準期間の売上高が 1,000 万円以下の小規模事業者については、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の全てが不要になった） ②法人税および所得税における電子取引の取引情報にかかる電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面による保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置が廃止された ③電子取引の取引情報にかかる電磁的記録に関連した不正があった場合に10％の重加算税が加重される措置が整備された |
2022年に施行された改正では主に、書類・帳簿を電子的に保存する際の手続きなどの抜本的な見直しが行われ、電子帳簿保存法への対応がしやすくなったといえるでしょう。
一方で電子取引における出力書面での保存が不可となり、電子データでの保存が義務化されたことが大きなポイントです。
３－２．2024年施行の改正内容（令和5年度税制改正）
2024年に施行される改正電子帳簿保存法の三つの保存区分ごとの改正点は以下のとおりです。
【三つの保存区分ごとの2024年の改正内容】
| 改正内容 | |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | ①「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」の対象となる帳簿の範囲が限定された |
| スキャナ保存 | ①解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要になった ②記録事項の入力を行う人に関する情報の確認要件が不要となった ③帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が重要書類に限定された |
| 電子取引データ保存 | ①検索機能の全てを不要とする措置の対象者が見直された （基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者、または電子保存データを書面に出力して「取引年月日」「取引先」などで整理された状態で提示することができる方は、税務調査などの際に調査担当者からのダウンロードの求めに応じることができる場合、すべての検索要件が不要となった） ②令和4年度税制改正で措置された宥恕措置が、令和5年12月31日で廃止された ③電子取引の電子データ保存への対応ができなかったことに対して所轄税務署⻑が「相当な理由」だと認める場合かつ、電子保存データを書面に出力し、電子データをダウンロードできるようにした場合には、検索要件が不要となった |
2024年施行の改正ではさらなる要件緩和が進められました。
2022年施行の改正電子帳簿保存法で電子取引データ保存の宥恕措置が認められていましたが、令和5年12月31日をもって廃止するとされました。
2024年以降は原則電子取引データ保存に対応する必要がありますが、電子取引データ保存の③の要件を満たした場合に限り期限なしの猶予措置が設けられています。
４．電子帳簿保存法の対象者
このようにどういった人が電子帳簿保存法の対象者なのか気になっている方もいらっしゃるでしょう。
電子帳簿保存法の対象者は、国税関係の書類・帳簿の保存が義務付けられている事業者です。
つまり法人税を納めている法人、所得税を納めている個人事業主・フリーランスは電子帳簿保存法の対象とされています。
そのため全ての事業者が、2022年施行の改正電子帳簿保存法によって義務化された電子取引データ保存に対応しなければなりません。
なお電子取引データ保存への対応は、2023年12月まで猶予期間が設けられています。
５．電子帳簿保存法の対象となる書類・帳簿
電子帳簿保存法に対応するためにも、どういった書類や帳簿が対象なのか詳しく把握しておきたいところですよね。
電子帳簿保存法の対象となる書類・帳簿は、保存が義務付けられている国税関係書類や国税関係帳簿です。
主には以下のような書類・帳簿が挙げられます。
【電子帳簿保存法の対象書類・帳簿の例】
（１）電子帳簿等保存の場合
電子帳簿等保存の対象書類・帳簿は、会計ソフトを使ったりPCを使ったりして一貫して電子的に作成した国税関係書類・帳簿です。
主に以下の三つが挙げられます。
- ・自社・自身が作成した国税関係帳簿
- ・自社・自身が作成した決算関係書類
- ・自社・自身が作成した取引関係書類の写し
具体的には以下の図にある書類・帳簿を指します。
【電子帳簿等保存の対象書類・帳簿の例】
記録の開始から終了まで全てPCなどで電子的に行う必要があることに注意しましょう。
手書きの部分がある場合には無効となります。
（２）スキャナ保存の場合
スキャナ保存の場合は、紙で作成または受領をした取引関係書類が対象書類とされています。
スキャナ保存の対象書類は大きく以下の二つに分けられます。
- ・自社・自身が作成した取引関係書類の写し
- ・取引先から受領した取引関係書類
具体的には以下の図にある見積書や注文書、契約書などの紙の書類を指しますよ。
【スキャナ保存の対象書類の例】
なおスキャナ保存の対象書類は資産状況にどのくらい関係しているかによって、以下のように「重要書類」と「一般書類」に分類されています。
【スキャナ保存の重要書類と一般書類】
| 書類 | 例 |
|---|---|
| 重要書類 | 契約書、納品書、請求書、領収書、預金通帳など |
| 一般書類 | 見積書、注文書、検収書、貨物受領証、口座振替依頼書など |
資産状況や物の流れに関係があればあるほど、保存要件が厳格に規定されています。
スキャナ保存の保存要件についてはこちらで解説しているのでご参照ください。
（３）電子取引データ保存の場合
納税に影響を及ぼす情報を記載した文書を電子データとして授受した場合、電子取引データ保存の対象とされます。
具体的には以下のような書類のデータが挙げられるでしょう。
【電子取引データ保存の対象書類の例】
取引先から送られたデータだけでなく、自社・自身で作成した書類のデータを取引先に送付した場合も該当します。
６．電子帳簿保存法の保存要件
このように書類・帳簿を電子的に保存する際の要件が知りたいという方もいらっしゃるでしょう。
（１）電子帳簿等保存の場合
電子帳簿等保存の保存要件は以下のとおりです。
【電子帳簿等保存の保存要件】
| 要件の概要 | 帳簿 | 書類 | ||
|---|---|---|---|---|
| 優良 | その他 | |||
| ①記録事項の訂正･削除を行った場合には、それらの事実および内容を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること | 〇 | – | – | |
| ②通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使⽤すること | 〇 | – | – | |
| ③電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間における相互の関連性を確認できること | 〇 | – | – | |
| ④システム関係書類などを備え付けること | 〇 | 〇 | 〇 | |
| ⑤保存場所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面･書面に整然とした形式かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと | 〇 | 〇 | 〇 | |
| ⑥検索要件 | a．取引年⽉日、取引金額、取引先により検索できること | 〇 | – | – *3 |
| b．日付または金額の範囲指定により検索できること | 〇 *1 |
– | – *3 |
|
| c．2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | 〇 *1 |
– | – | |
| ⑦税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと | – *1 |
〇 *2 |
〇 *3 |
|
*2 「優良」欄の要件を全て満たしている場合には不要。
*3 取引年月日、その他の日付により検索ができる機能およびその範囲を指定して条件を設定できる機能がある場合には、ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくことの要件が不要。
表の内容を簡単にまとめると、以下のとおりです。
【電子帳簿等保存の保存要件の要点】
| 書類の保存時に満たす必要のある要件 | ④⑤⑦の要件を満たす必要がある。ただし取引年月日、その他の日付により検索ができる機能およびその範囲を指定して条件を設定できる機能がある場合には⑦の要件が不要。 |
|---|---|
| 帳簿の保存時に満たす必要のある要件 | ④⑤⑦の要件を満たす必要がある。ただし優良な電子帳簿の要件を全て満たしていれば、⑦の要件が不要。 |
| 優良な電子帳簿として保存する際に満たす必要のある要件 | ①～⑥の要件を満たす必要がある。ただし⑦の要件を満たしていれば、bおよびcの要件が不要。 |
なお優良な電子帳簿の要件を満たしていれば、後にその電子帳簿に関する過少申告が判明したとしても過少申告加算税が5％軽減される措置を受けることができます。
また個人事業主の場合には、確定申告にて「青色申告特別控除」を受けられるようになります。
（２）スキャナ保存の場合
スキャナ保存の保存要件は、以下のとおり重要書類と一般書類で要件が異なります。
【スキャナ保存の保存要件】
| 重要書類 | 一般書類 | |
|---|---|---|
| 書類の例 | 契約書、納品書、請求書など | 見積書、注文書、検収書など |
| 入力期間の制限 | 以下のどちらかの入力期間内に入力すること ①書類を作成または受領してから速やかにスキャナ保存する（早期入力方式） ②それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間を経過した後、速やかにスキャナ保存する（業務処理サイクル方式） ※②の業務処理サイクル方式は企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規定を定めている場合のみ採用が可能 |
|
| 一定の解像度による読み取り | 解像度200pi相当以上で読み取ること | |
| カラー画像による読み取り | 赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること | |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内に総務大臣が認定する業務にかかるタイムスタンプを一の入力単位ごとのスキャナデータに付すこと ※タイムスタンプはスキャナデータが変更されていないことについて保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証できるものに限る ※入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に変えることができる |
|
| バージョン管理 | スキャナデータについて訂正・削除の事実やその内容を確認することができるシステムなど、または訂正・削除を行うことができないシステムなどを使用すること | |
| 帳簿との相互関連性の確保 | スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと | 不要 |
| 見読可能装置などの備え付け | 14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタならびに操作説明書を備え付けること | |
| 速やかに出力すること | スキャナデータについて以下の①～④の状態で速やかに出力できるようにすること ①整然とした形式 ②書類と同程度に明瞭 ③拡大または縮小して出力できる ④4ポイントの大きさの文字を認識できる |
|
| システム概要書などの備え付け | スキャナ保存するシステムなどのシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること | |
| 検索機能の確保 | スキャナデータについて、以下の①～④の要件による検索ができるようにすること ①取引年月日、その他の日付、取引金額および取引先での検索 ②日付または金額にかかる記録項目について範囲を指定しての検索 ③2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 ※税務職員による質問検査権に基づくスキャナデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②および③の要件は不要 |
|
一般書類向けのルールを採用する場合は、事務の手続きを明らかにした書類を備え付ける必要があります。
スキャナ保存の保存要件では、以下の三つのポイントを押さえておきましょう。
- ・重要書類は必ずカラーでスキャンもしくは撮影をする（一般書類に限り白黒でのスキャンが認められる）
- ・書類が大きい場合やページ数が複数ある場合など、一度でスキャンできない場合は複数スキャンすることが可能
- ・定期的な検査まではスキャンした後の紙の原本を捨てずに保管しておく
（３）電子取引データ保存の場合
電子取引データ保存では、データが改ざんされないようにする「真実性の確保」とデータを検索・表示できるようにする「可視性の確保」の二つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保と可視性の確保の要件は、以下のとおりです。
【真実性の確保・可視性の確保の要件】
| 真実性の確保の要件 | 以下の要件のうちいずれかを満たす必要がある。 ・タイムスタンプが付与されてから電子取引データの授受を行う ・電子取引データの授受後、最長2カ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与する ・電子取引データについて訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、あるいは訂正・削除ができないシステムを利用する ・訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する |
|---|---|
| 可視性の確保の要件 | 以下の要件全てを満たす必要がある。 ・自社が開発したシステムの場合には概要書を備え付ける ・保存場所に電子計算機（PCなど）とプログラム、ディスプレイ、プリンタとその操作マニュアルを備え付け、画面・書面で速やかに出力できるようにする ・保存された取引情報を検索し、すぐに表示できるような検索機能を確保しておく（基準期間の売上高が5,000万円以下の小規模事業者で、税務署のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は不要） |
保存するファイルの形式は定められていないため、スクリーンショットやPDFなどでの保存も認められています。
なお電子取引で授受したデータについて、2024年1月以後に以上の保存要件を満たさなかった場合でも以下の2点に該当すれば、出力書面での保存が可能とされています。
- ・所轄税務署⻑が保存要件を満たせなかったことに相当の理由があると認めた場合
- ・税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めおよびその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めに応じることができる場合
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このような疑問をお持ちの個人事業主やフリーランスの方もいらっしゃるでしょう。
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またマネーフォワード クラウド会計は会計業務だけでなくバックオフィス業務の効率化ができる関連サービスをまとめて利用できる点も魅力だといえるでしょう。
コストを抑えて短期間で、給与・勤怠・経費などに関する業務経理業務全体を効率アップできます。
なお支払い方法は年払いだけでなく、月払いにも対応しているので、一度にかかるコストを抑えたい方でも気軽に利用できますね。
なお1カ月間の無料トライアル期間やソフト導入前の無料のオンライン相談があるので、ぜひ活用しましょう。
９．まとめ
電子帳簿保存法は、保存が義務付けられている国税関係書類や帳簿を電子データで保存できるように規定を定めた法律です。
紙で保存を行った場合に発生するコストやスペースの確保にかかる事業者の負担を軽減することなどを目的に1998年に施行されました。
電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャン保存」「電子取引データ保存」の三つの保存区分に分類されており、それぞれは対象書類や保存要件が異なります。
なお電子帳簿保存法は時代の流れとともに複数回改正が行われており、2022年に施行された改正では電子取引におけるデータの電子保存が義務付けられました。
これにより2024年1月1日以降、全ての事業者は電子データで授受した取引の情報を電子的に保存する必要があるので注意しましょう。
電子帳簿保存法の複雑な保存要件に対応するためには会計ソフトの利用がおすすめです。
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